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REGOLAMENTO IN MATERIA DI CERTIFICAZIONI
Misure organizzative per l’efficiente, efficace e tempestiva acquisizione d’ufficio dei dati e per l’effettuazione dei controlli medesimi e modalità per la loro esecuzione ai sensi della Direttiva Funzione Pubblica n. 14 del 22 dicembre 2011 approvato dal Consiglio di Istituto con delibera n.21 del 29.11.2012
La direttiva n.14 del 22/12/2011 del dipartimento della funzione pubblica in merito all’applicazione delle nuove disposizioni di cui all’art.15 della Legge 12/11/2011 n.183 stabilisce che dal 01/01/2012 è fatto divieto di rilasciare certificazioni, a richiesta dei privati cittadini, utilizzabili verso la Pubblica Amministrazione e i gestori di pubblici servizi.
Al fine di evitare responsabilità, il rilascio dei certificati dovrà avvenire con la seguente obbligatoria dicitura: “il presente certificato non può essere prodotto agli organi della Pubblica Amministrazione o ai privati gestori di pubblici servizi”.
Eventuali certificati rilasciati privi della seguente dicitura comportano quale conseguenza una violazione dei doveri di ufficio a carico del responsabile, con conseguente attivazione delle procedure di comminazione di sanzione disciplinare. Si evidenzia che, a norma dell’art. 74 del DPR 445/2000, costituiscono violazione dei doveri d’ufficio i seguenti comportamenti da parte di pubblici dipendenti:
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Gli articoli 71 e 43 del DPR 445/2000 prevedono l’obbligo a carico della P.A. di procedere alle verifiche di quanto autocertificato dal cittadino.
Le nuove norme si pongono in rapporto di continuità e coerenza con i principi generali di trasparenza e celerità dei procedimenti amministrativi contenuti nel citato D.P.R. n. 445/2000 ed ancora prima nella legge n.241/1990.
La ratio fondamentale della novella normativa è il rafforzamento del criterio dell’acquisizione d’ufficio da parte dell’amministrazione procedente delle informazioni necessarie allo svolgimento dell’istruttoria.
Infatti, non soltanto è imposto alle PP.AA. l’assoluto divieto di richiedere al cittadino dati o elementi dei quali abbiano la diretta disponibilità ma, laddove questi siano detenuti da altre amministrazioni, anche l’obbligo di acquisirli d’ufficio, tendenzialmente attraverso collegamenti telematici alle pertinenti banche dati, salvo quanto specificato al successivo par.5 in ordine all’acquisizione di dichiarazioni sostitutive di certificazioni e di atti di notorietà quando ciò sia funzionale alla rapida definizione del procedimento.
Il ricorso al canale informativo rappresentato dal reperimento diretto da parte del pubblico ufficio, dunque per effetto della nuova norma assume il carattere dell’ordinarietà.
A corollario di questi principi generali, l’articolo 15 della legge 12 novembre 2011, n. 183 pone il divieto per le Pubbliche Amministrazioni non più soltanto di richiedere certificati o atti di notorietà, ma anche di accettarli.
Sulla base di quanto sopra e in ottemperanza alla normativa
IL DIRIGENTE SCOLASTICO
Visto l’art.15 della Legge 12/11/2011 n.183;
Vista la direttiva n.14 del 22/12/2011 del Dipartimento della Funzione Pubblica;
Visto il DPR 445/2000;
Visto l’articolo 58, comma 2 del vigente Codice dell’amministrazione digitale;
individua
quale Ufficio Responsabile, per tutte le attività di cui alla direttiva del Dipartimento della Funzione Pubblica n. 14 del 22/12/2011, la Direzione dei SS.GG.AA., nella persona del Direttore dei servizi generali e amministrativi dell’istituto, dott.ssa Maria Semeraro.
Tutte le attività relative alla gestione, trasmissione e verifica dei dati sono disciplinate nel regolamento adottato dal Consiglio di Istituto in data 29 novembre 2012
Il Consiglio di Istituto
Viste le disposizioni di cui all’art. 15 della Legge 183 del 12 novembre 2011 che recano modifiche al DPR 445 del 28/12/2000 e all’art. 14 della Legge 246/2005;
Considerata la portata delle nuove norme in materia di certificazioni e dichiarazioni sostitutive;
Considerato che è urgente procedere alla ricognizione delle certificazioni di competenza dell’Istituzione Scolastica ed individuare le misure organizzative adottate per l’efficiente, efficace e tempestiva acquisizione d’ufficio dei dati per l’effettuazione degli eventuali controlli, nonché le modalità per la loro esecuzione;
Vista la Direttiva n. 14/2011 della Presidenza del Consiglio dei Ministri, Prot. n. 0061547/P del 22/12/2011;
Osservato che le Pubbliche Amministrazioni devono attivarsi ad osservare le suddette disposizioni di cui all’oggetto;
ADOTTA
il seguente regolamento che detta le disposizioni organizzative per l’efficiente, efficace e tempestiva acquisizione d’Ufficio dei dati e per l’effettuazione dei controlli, nonché le modalità per la loro esecuzione.
art. 1
Ufficio responsabile
(punto 1, lett. c direttiva n. 14 del 22/12/2011)
E’ individuato quale Ufficio Responsabile (d’ora in avanti Ufficio Responsabile) per tutte le attività di cui alla direttiva del Dipartimento della Funzione Pubblica n. 14 del 22/12/2011 l’ Ufficio di Direzione dei servizi generali e amministrativi dell’Istituto, nella persona del DSGA dott.ssa Maria Semeraro.
Al suddetto Ufficio Responsabile competono tutte le attività volte a gestire, garantire e verificare la trasmissione dei dati o l’accesso diretto agli stessi da parte delle amministrazioni procedenti oltre che della predisposizione delle certificazioni aggiornate alla vigente normativa di cui alla legge 12 novembre 2011, n. 183.
L’Ufficio Responsabile è competente ad effettuare l’idoneo controllo, anche a campione, delle dichiarazioni sostitutive ai sensi dell’art. 71 del DPR 28 dicembre 2000 n. 445, sulla base delle disposizioni contenute nel presente regolamento.
art. 2
Misure organizzative
(punto 1, lett. d direttiva n. 14 del 22/12/2011)
Le certificazioni rilasciate dal Liceo Classico “G. Carducci”, in ordine a stati, qualità personali e fatti sono valide e utilizzabili solo nei rapporti tra privati.
Nei rapporti con gli organi della Pubblica Amministrazione e i gestori di pubblici servizi, tali certificati sono sempre sostituiti dalle dichiarazioni sostitutive di certificazione o dell'atto di notorietà.
Tali dichiarazioni hanno la stessa validità temporale degli atti che sostituiscono.
E’ escluso l’obbligo di far autenticare la sottoscrizione per tutte le dichiarazioni sostitutive di atto di notorietà e istanze rivolte alla pubblica amministrazione.
Il requisito della autenticità della firma si intende infatti soddisfatto allorché la dichiarazione o l’istanza sia sottoscritta dall’interessato in presenza del responsabile del procedimento o del dipendente addetto, oppure venga inoltrata o trasmessa anche via fax, unitamente alla fotocopia non autenticata di un documento di identità del sottoscrittore, da includere nel fascicolo, oppure, infine, trasmessa per via telematica.
In relazione a quanto precede va, in particolare , precisato che le istanze e le dichiarazioni sostitutive di atto notorio, rivolte all’Istituto, non sottoscritte in presenza del dipendente addetto, ma inoltrate tramite ente di patronato, dovranno essere corredate da fotocopia non autenticata del documento di identità.
A tale riguardo si richiama testualmente la disposizione contenuta nel comma 6 dell’articolo 43 del Testo Unico in materia di documentazione amministrativa: “ I documenti trasmessi da chiunque ad una pubblica amministrazione tramite fax, o con altro mezzo telematico o informatico idoneo ad accertarne la fonte di provenienza, soddisfano il requisito della forma scritta e la loro trasmissione non deve essere seguita da quella del documento originale.”
Ogni certificato redatto dagli uffici competenti dovrà contenere la frase “Il presente certificato non può essere prodotto agli organi della pubblica amministrazione o ai privati gestori di pubblici servizi” e dovrà essere indicato il nome dell’Ufficio Responsabile.
L’emissione di atti, privi della dicitura suindicata, costituisce violazione dei doveri d'ufficio e sarà sanzionato secondo le norme contrattuali vigenti.
All’Ufficio Responsabile accederanno tutte le richieste di certificazioni, sia per la parte relativa al personale che a quella degli studenti.
Non sono rilasciati e accettati certificati concernenti stati, qualità personali e fatti che risultavano elencati negli art. 46 e 47 DPR 445/2000.
La previgente normativa al riguardo prevedeva il divieto di richiedere certificati o atti di notorietà, ma non anche quello di accettarli.
Il presente regolamento detta disposizioni agli assistenti amministrativi che hanno compiti di front-
Art. 3
Modalità di rilascio delle certificazioni
Le certificazioni sono sostituite da dichiarazioni sostitutive di certificazione o dell’atto di notorietà, i cui modelli sono disponibili in Istituto nelle situazioni di nascita, lutto, matrimonio relative a dipendenti di questa Scuola è obbligatorio accettare l’autocertificazione si procederà con le autocertificazioni di esami e frequenza lezioni nell’ambito del diritto allo studio (150 ore).
Nelle pratiche di dichiarazione dei servizi, ricostruzione di carriera, trattamento pensionistico, TFR, tutti i servizi e i titoli di studio dovranno essere autocertificati. I certificati di servizio necessari per la lavorazione delle pratiche, compresi i PA04 (ex mod. 98) saranno acquisiti d’ufficio.
Gli attestati relativi a frequenza di corsi di aggiornamento/formazione indetti e organizzati da questa Istituzione Scolastica saranno rilasciati solo su richiesta:
dell’interessato, per uso personale, con la dicitura “Il presente certificato non può essere prodotto agli organi della pubblica amministrazione o ai privati gestori di pubblici servizi.”,
da altre Pubbliche Amministrazioni o gestori privati di pubblici servizi dietro specifica richiesta degli stessi entro 10 giorni dalla richiesta a cura del responsabile dell’ufficio Protocollo e Affari Generali. Nel caso in cui un dipendente di questa Istituzione Scolastica frequenti un corso di formazione indetto da altra P.A. o Ente gestore di pubblico servizio, presenterà debita autocertificazione e sarà cura di questa Scuola provvedere eventualmente ai controlli.
i certificati di frequenza e di iscrizione, richiesti dai genitori degli alunni per l’adesione a società sportive saranno rilasciati con la dicitura “Il presente certificato non può essere prodotto agli organi della pubblica amministrazione o ai privati gestori di pubblici servizi”;
i certificati di frequenza e di iscrizione richiesti dai genitori per essere esibiti ad un’altra Pubblica Amministrazione, ad esempio per uso “ permesso di soggiorno”, “ottenimento della cittadinanza italiana”, “contributo INPS per minori in situazione di handicap”, dovranno essere richiesti a questa scuola direttamente dalle Amministrazione Pubbliche competenti. Nel caso in cui i genitori li chiedano a questa Scuola, l’assistente amministrativo preposto all’ufficio Didattica farà compilare il modulo autocertificazione che metterà in grado questa Istituzione Scolastica di far pervenire la certificazione richiesta direttamente alla Pubblica Amministrazione competente;
il nulla-
per le certificazioni da produrre all’estero su richiesta del privato interessato l’Ufficio Responsabile dovrà apporre, oltre alla dicitura “Il presente certificato non può essere prodotto agli organi della pubblica amministrazione o ai privati gestori di pubblici servizi.”, anche la dicitura: “valido all’estero”.
i diplomi conseguiti al termine di un corso di studio o i titoli di abilitazione conseguiti al termine di un corso di formazione, ai sensi dell’art. 42, D.P.R. 28 dicembre 2000, n.445, non sono certificati. Pertanto, gli stessi devono essere rilasciati in originale privi della dicitura prevista dal comma 2 dell’art. 40, D.P.R. n. 445 del 2000, la quale va invece apposta sulla relativa certificazione.
Non possono essere autocertificati lo stato di salute e la situazione sanitaria.
Ai sensi dell’art. 43 comma 5 del D.P.R. 28 dicembre 2000, n.445, in tutti i casi in cui l’amministrazione procedente acquisisce direttamente informazioni relative a stati, qualità personali e fatti presso l’amministrazione competente per la loro certificazione, il rilascio e l’acquisizione del certificato non sono necessari e le suddette informazioni sono acquisite, senza oneri, con qualunque mezzo idoneo ad assicurare la certezza della loro fonte di provenienza (ad esempio, posta elettronica, PEC, fax ecc.).
In caso di trasmissione di notizie/ atti / attestati richiesti dagli uffici dell’amministrazione scolastica o da altre PPAA, gli atti dovranno riportare la dicitura “Il presente atto/provvedimento/certificato/le presenti notizie è/sono prodotte esclusivamente ad uso interno dell’amministrazione”
Per il rilascio ad uso privato si applica l’imposta di bollo di € 16,00, fermo restante la dicitura “Il presente certificato non può essere prodotto agli organi della pubblica amministrazione o ai privati gestori di pubblici servizi”.
Per i certificati emessi in regime di esenzione, il certificato riporterà l’indicazione della norma di riferimento.
Art. 4
Gestione e verifica dei procedimenti
Sulla base del presente regolamento sarà compito dell’Ufficio responsabile effettuare i necessari e idonei controlli delle dichiarazioni sostitutive, a norma dell'articolo 71 del Testo Unico in materia di documentazione amministrativa.
Tutte le dichiarazioni rilasciate dovranno essere protocollate, ai fini di una loro corretta e tempestiva individuazione.
L’acquisizione dei dati avverrà a cura dell’Ufficio responsabile entro 24 ore dal ricevimento della dichiarazione, utilizzando strumenti e mezzi di comunicazione che lascino traccia dell’avvenuto inoltro della richiesta d’ufficio, che dovrà essere opportunamente protocollata e conservata agli atti della scuola.
In caso di possibilità di utilizzo di banche dati (SIDI) il personale deve avvalersi delle informazioni in esse presenti, al fine di garantire la massima tempestività all’acquisizione dati, la massima efficacia del controllo sulla veridicità degli stessi e assicurare la certezza della loro fonte di provenienza.
I controlli andranno effettuati immediatamente a cura dell’Ufficio responsabile al ricevimento dei dati richiesti, al fine di consentire all’Istituto l’esercizio delle forme di autotutela previste dalla legge e garantire il rispetto delle norme di legge.
Ogni controllo effettuato dovrà essere annotato in apposito registro, da conservare agli atti. Il registro dovrà contenere tutte le annotazioni rilevanti, ai fini di eventuali contestazioni all’interessato.
In caso di mancato ricevimento delle informazioni richieste da parte di altro soggetto pubblico dovrà essere immediatamente avvisato l’Ufficio responsabile, che provvederà a redigere apposito processo verbale rispetto alla mancata acquisizione della richiesta effettuata nel termine previsto dal presente regolamento.
Il Liceo classico “Carducci” si impegna a garantire la trasmissione delle informazioni richieste da altri soggetti pubblici, nei limiti consentiti dalle norme a tutela della privacy, entro 48 ore dalla richiesta.
Solo in casi eccezionali, relativi al reperimento di informazioni giacenti negli archivi storici dell’Istituto e la cui reperibilità può richiedere ulteriori fasi di controllo, tale termine è dilatato di ulteriori 48 ore.
La richiesta dovrà essere espletata dall’Ufficio competente e trasmessa all’Ufficio responsabile. L’ufficio responsabile dovrà effettuare il controllo sui dati trasmessi e ne autorizzerà la trasmissione. La trasmissione dovrà sempre avere un numero di protocollo e l’indicazione della persona fisica che ha curato la pratica e provveduto all’invio.
La mancata risposta, alle richieste di controllo costituisce violazione dei doveri d'ufficio.
art. 5
Gestione dei controlli
Le misure organizzative individuate e adottate dall’Ufficio Responsabile per l’efficiente, efficace e tempestiva acquisizione d’ufficio dei dati e per l’effettuazione dei controlli medesimi, nonché le modalità per la loro esecuzione sono le seguenti:
a) acquisizione dell’autocertificazione da parte dei dipendenti o dell’utenza privata contestualmente all’instaurazione del rapporto con la Scuola o al presentarsi delle altre necessità;
b) sulla base delle autocertificazioni e delle dichiarazioni sostitutive ricevute l’Ufficio responsabile attiverà almeno il 5% di controlli a campione, con evidenza a fine di ogni quadrimestre dei controlli effettuati e della modalità utilizzata;
c) in caso di fondati dubbi sulla veridicità delle dichiarazioni sostitutive di cui agli artt. 46 e 47 del DPR 445/2000, il responsabile dell’Ufficio preposto attiverà obbligatoriamente il controllo della veridicità delle certificazioni rilasciate con criterio di 1/1 con le modalità sopra indicate;
d) idoneo controllo sulle autocertificazioni dei carichi giudiziali pendenti con criterio di 1/1 con le modalità sopra indicate;
e) a fronte di richiesta di controllo l’Ufficio Responsabile risponde entro il termine di 30 giorni (punto 1, lett. e direttiva del 22/12/2011);
In merito alla dizione “fondati dubbi”, richiesti per l’obbligatorietà del procedimento dei controlli, si ritiene utile i seguenti indici rilevatori:
la contraddittorietà e l’incongruenza tra i dati dichiarati oppure tra questi e le informazioni già in possesso dell’ufficio o a questo pervenute;
la sussistenza di specifiche circostanze ambientali o di elementi di particolare rilievo che abbiano accompagnato la presentazione della dichiarazione;
l’esistenza di imprecisioni ed omissioni tali da far supporre la volontà dell’interessato di rendere solo dati parziali o, comunque, tali da non permettere alla P.A. una completa valutazione degli elementi prodotti.
Nel caso in cui dai controlli emergessero irregolarità, il responsabile dell’Ufficio informa tempestivamente il Dirigente Scolastico, al fine dell’inoltro alla Procura della Repubblica di eventuali false dichiarazioni riscontrate.
Art. 6
Trasparenza e accesso dati
Per i dati detenuti da questa istituzione scolastica sarà garantito ai sensi della L. 2491/90 l’accesso ai dati ( sotto forma di visione e riproduzione fotostatica) per consentire l’autocertificazione degli stessi.
Gli utenti potranno utilizzare l’apposito modello per l’accesso ai dati, disponibile in segreteria.
Art. 7
Valutazione del servizio
Ai fini della valutazione della performance individuale e organizzativa, il responsabile dell’Ufficio, monitorerà il servizio, rilevando ogni quadrimestre i seguenti dati:
Numero delle richieste pervenute di controllo da parte della Pubblica amministrazione o da gestori di pubblici esercizi, con distinzione degli stessi, indicando la data di acquisizione della richiesta e la data di inoltro della risposta;
Rappresenta misura di performance organizzativa per il personale appartenente all’Ufficio Responsabile uno standard medio di conclusione dei procedimenti di risposta pari a 25 giorni. Valori inferiori allo standard medio inferiori a cinque giorni comporteranno una valutazione massima, valori superiori allo standard medio comporteranno una valutazione negativa proporzionale fino al limite dei trenta giorni.
Il responsabile dell’Ufficio preposto può individuare unità operative all’interno dei vari uffici, ma resta in ogni caso responsabile in caso di violazione anche di un solo ritardo, non giustificato, di comunicazione oltre il termine dei trenta giorni previsti dalla normativa.
Art. 8
Tutela della riservatezza dei dati
Al fine di tutelare la riservatezza dei dati personali, alle comunicazioni effettuate nell’ambito della procedura di controllo si applicherà l’articolo 16 del testo unico e l’articolo 11 del D.Lgs. 30 giugno 2003, n. 196: “Codice in materia di protezione dei dati personali.” esclusivamente per informazioni concernenti fatti e qualità personali strettamente connesse con il perseguimento delle finalità per le quali sono state richieste.
La tutela alla riservatezza è garantita anche sulle dichiarazioni rese con autocertificazione.
Art. 9
Richieste di controllo da parte di altre amministrazioni:
La richiesta ricevuta viene presa in carico a protocollo al momento della presentazione o ricezione anche per via telematica.
L’amministrazione che richiede la verifica dovrà indicare i dati dichiarati dall’utente con, in calce la richiesta di verifica delle dichiarazioni rese.
Tali richieste dovranno essere prodotte su carta intestata dell’Ente e dovranno riportare nome, cognome e qualifica del richiedente.
Il dipendente incaricato preposto al settore competente procederà entro 48 ore dalla presa in carico alla verifica degli atti d’ufficio.
L’ “Ufficio responsabile” avrà cura di rispondere alle richieste di controllo pervenute entro trenta giorni; la mancata osservanza del suddetto termine costituisce violazione dei doveri d’ufficio.
Le Amministrazioni Procedenti possono richiedere gli accertamenti d'ufficio e i controlli, di cui agli articoli 43 e 71 del D.P.R. n. 445/2000, all’ “Ufficio Responsabile” dell’Istituto:
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Art. 10
Pubblicità del regolamento
Le presenti misure organizzative (regolamento in materia di certificazioni), previste dalla Direttiva della Funzione Pubblica n. 14 del 22 dicembre 2011, approvate dal Consiglio di Istituto in data 29.11.2012 sono diramate con comunicazione interna a tutti gli utenti e pubblicate sul sito istituzionale dell’istituto e affisse all’albo